Questions fréquentes sur l'IA et l'automatisation

Pour choisir un prestataire d'automatisation et d'IA qui vous est adapté, privilégiez une approche structurée plutôt qu'une solution technologique précise.

Évaluez sa capacité à comprendre les enjeux spécifiques de votre secteur : contrainte budgétaire, processus de décision, obligation de conformité RGPD, réglementations et contraintes d'exploitation.

Un bon prestataire doit proposer un cadrage méthodologique plutôt que d'imposer une solution standard. Méfiez-vous des promesses d'automatisation clé en main sans diagnostic préalable.

Pour savoir si une tâche mérite une automatisation, posez-vous ces questions :

• Un collaborateur vit-il l'exécution de la tâche comme une contrainte ?
• La tâche est-elle répétitive, par exemple plus de deux fois par semaine ?
• La tâche induit-elle des manipulations entre plusieurs logiciels : outil de mail, messagerie instantanée, traitement de texte, tableur, GRC/GRU (*), ERP, e-parapheur ou logiciel métier ?
• La tâche génère-t-elle régulièrement des oublis, retards ou erreurs malgré la bonne volonté des équipes ?
• Le délai de traitement de la tâche peut-il être critique ?
• La tâche consiste-t-elle à vérifier régulièrement s'il y a du nouveau : mail, dossier, outil ou validation en attente ?
• La tâche nécessite-t-elle des relances manuelles auprès de clients, fournisseurs ou collaborateurs ?
• Votre organisation gagnerait-elle à réaliser la tâche même en dehors des horaires de travail ?

Les tâches qui récoltent le plus de "oui" sont celles qui méritent d'être automatisées en priorité.

(*) GRU : Gestion de la Relation Usager pour les collectivités. GRC : Gestion de la Relation Client pour les entreprises.

RPA : automatise des actions répétitives en suivant des règles précises.

Exemples : déplacer des données, remplir des formulaires, transférer des fichiers entre logiciels.

IA générative : comprend et produit du langage naturel, des images ou du code.

Exemples : rédiger, résumer, extraire des informations d'un mail ou d'un PDF, répondre à des questions.

IA agentique : orchestre plusieurs étapes de manière autonome pour atteindre un objectif.

Exemple : analyser un mail, décider de l'action, créer un ticket, puis notifier l'équipe.

Gartner désigne 2026 comme l'année des agents IA. Chez Transilio, on combine ces trois technologies pour automatiser des processus avec le minimum de changements dans votre environnement digital.

La conduite du changement est essentielle dans la réussite d'un projet d'automatisation.

Les clés sont :

• Sonder les collaborateurs sur leurs attentes et leurs craintes face à l'automatisation, afin d'orienter la formation vers la réponse aux attentes et la réduction des inquiétudes.
• Impliquer les équipes dès le diagnostic, pour expliquer le pourquoi du changement.
• Désigner des référents métier qui relaient et portent le projet.
• Veiller à minimiser les changements dans les outils déjà utilisés, pour réduire l'effort d'acceptation.
• Accompagner dans la durée, avec un suivi adapté aux profils et aux usages.

Chez Transilio, chaque projet d'automatisation suit ces principes et s'appuie sur la méthode ADKAR : le changement est accompagné comme un acte de management, pas comme une simple contrainte technique.

Une automatisation génère des bénéfices selon cinq grands axes de progression :

• Gains de temps : réduction du temps de traitement d'une tâche.
• Qualité de service : réduction des erreurs, délais de réponse raccourcis.
• Qualité de vie au travail : élimination des saisies pénibles, baisse de la charge mentale.
• Coûts évités : réduction des pénalités, économies d'externalisation, évitement de recrutements palliatifs.
• Augmentation du chiffre d'affaires hors collectivités : capacité accrue à absorber du volume ou de nouveaux clients.

Pour mesurer concrètement votre ROI, définissez les objectifs à atteindre, fixez les KPI qui mesureront votre progression, puis comparez ces indicateurs avant et après la mise en place sur une période significative, idéalement un à trois mois.

Exemple concret : une collectivité reçoit par email 15 Demandes d'Intention d'Aliéner par semaine et renvoie par email la décision, avec impression des DIA pour signature.

• Traitement 100% manuel : 1 h par DIA, soit 15 h par semaine.
• Traitement avec automatisation : 12 min par DIA, soit 3 h par semaine.
• ROI : plus de 1,5 jours agent libéré par semaine, soit 12 h.

Une IA française comme Mistral AI facilite la souveraineté des données, la conformité RGPD et l'alignement avec les choix publics en faveur de technologies européennes.

Pour une collectivité, c'est aussi un levier de confiance : moins de dépendance aux acteurs extra-européens, meilleure maîtrise des données et cadre plus lisible pour les agents comme pour les élus.

L'automatisation n'implique pas de remplacer le système d'information existant. L'approche consiste à utiliser des connecteurs API pour interfacer les solutions d'automatisation avec les logiciels métiers déjà en place.

On commence par un processus pilote, on mesure les résultats, puis on étend progressivement à d'autres services.